Kalkulator biurowy to urządzenie bardzo proste, które z powodzeniem może zastąpić kalkulator w komputerze lub kalkulator w dowolnym urządzeniu przenośnym, na przykład w telefonie komórkowym. Nie oznacza to jednak, że jest to dla niego dobra alternatywa. Kalkulatory biurowe pozwalają bowiem na dokonywanie szybkich i całkowicie bezproblemowych, zazwyczaj nieskomplikowanych obliczeń, które pozwalają na eliminowanie typowych błędów ludzkich. W warunkach pracy biurowej jest to wyjątkowo ważne, ponieważ drobne problemy związane z takimi błędami mogą być naprawdę kłopotliwe. Kalkulatory biurowe mogą być naprawdę duże, tak by korzystanie z nich nie wymagało skupienia, jak również mogą mieć znacznie bardziej kieszonkową formę, by były przenośne i zawsze dostępne pod ręką. Można także wybierać w zróżnicowanej estetyce kalkulatorów.