Archiwizacja dokumentów to termin, które wielu osobom spędza sen z powiek. W końcu umiejętne i odpowiednie zarządzanie dokumentami to nie tylko metoda na zachowanie ładu i porządku, ale także obowiązek wynikający z przepisów prawa. Wiele osób zadaje sobie zatem pytania typu: jak długo przechowywać dokumenty, jak klasyfikować dokumenty i jak sprawić, by ta czynność przebiegała szybciej i łatwiej? W dzisiejszym wpisie blogowym wskażemy trzy artykuły papiernicze, które zdecydowanie usprawnią proces archiwizacji dokumentów!
Jak klasyfikować i jak długo przechowywać dokumenty?
Klasyfikacja dokumentów jedna z najważniejszych kwestii, jaką należy wykonać przed przystąpieniem do archiwizacji. W świetle obecnego stanu prawnego istnieje podział na następujące kategorie:
A to materiały archiwalne, które należy przechowywać wieczyście;
B to dokumentacja niearchiwalna, którą po upływie określonej liczby lat można zniszczyć.
Kategoria B dzieli się dodatkowo na trzy grupy:
BC to dokumentacja, którą można samodzielnie zniszczyć niezwłocznie po jej wykorzystaniu;
B z dodatkiem cyfry bądź liczby, np. 5,10,15 to dokumentacja, którą należy przetrzymywać przez określony czas;
BE z dodatkiem cyfry bądź liczby, np. 5,10,15 to dokumentacja, którą po upływie określonego czasu należy oddać do ekspertyzy do archiwum państwowego, które podejmuje decyzję, co zrobić dalej z tymi materiałami.
Jeżeli wiemy już jak klasyfikować poszczególne materiały oraz jak długo przechowywać dokumenty, to można przystąpić do procesu archiwizacji. Niezwykle przydatne w tym celu będą wskazane przez nas artykuły, które za chwilę wymienimy.
W co warto się zaopatrzyć, planując archiwizację dokumentów?
Przed przystąpieniem do archiwizacji dokumentów warto zaopatrzyć się w kilka artykułów papierniczych, dzięki którym działanie będzie przebiegało szybciej i sprawniej. Ale to nie wszystko. Dzięki wymienionym poniżej produktom, mamy pewność, że wszystkie dokumenty znajdą się w nieprzypadkowym, odpowiednim i bezpiecznym miejscu oraz, że panuje w nich porządek. Dzięki temu w razie konieczności bez problemu odnajdziemy potrzebne nam materiały sprzed lat.
Segregatory biurowe
Segregatory biurowe to artykuły papiernicze, które bezdyskusyjnie przydają się w trakcie archiwizacji. To właśnie do odpowiednio opisanych segregatorów trafiają wszelkie umowy, akta osobowe pracowników, księgi podatkowe, rachunki oraz wiele innych, niezwykle istotnych dokumentów, które znajdują się każdej firmie. Segregatory mają naturalnie przydają się znacznie częściej i mają o wiele szerszy zakres zastosowania. Dzięki nim codzienna organizacja pracy przebiega o wiele sprawniej i pomyślniej. To właśnie dzięki segregatorom biurowym, wyposażonym w etykiety, na których można pisać zawartość, znalezienie niezbędnych i często potrzebnych na tak zwane ‘już’ dokumentów jest o wiele prostsze.
Pudła i kartony archiwizacyjne
To produkty, bez których ciężko wyobrazić sobie pomyślnie przeprowadzony proces archiwizacji dokumentów. Pudła archiwizacyjne oraz kartony archiwizacyjne, jak sama nazwa wskazuje, służą właśnie do przechowywanie ważnych dokumentów. Te profesjonalne artykuły papiernicze wykonane są z grubej tektury po to, by skutecznie i przez wiele lat chronić zamknięte w nich ważne materiały. Pudła i kartony archiwizacyjne opatrzone są zwykle etykietami, na których można zanotować, co się w nich znajduje. Dzięki temu można szybko odnaleźć potrzebne, zarchiwizowane dokumenty, bez konieczności zaglądania do środka pudełka.
Klipsy archiwizacyjne
Klipsy archiwizacyjne to niewielkie, proste akcesoria biurowe, które kryją w sobie wielką siłę. Klipsy archiwizacyjne zdecydowanie ułatwiają przekładanie dokumentów z segregatorów i umożliwiają przeglądanie spiętych materiałów. Zwykle wykonane są z wytrzymałego tworzywa, dzięki czemu doskonale spełniają swoją funkcje przez długi czas.
Jeżeli chcemy, by archiwizacja dokumentów przebiegała sprawnie i bezproblemowo, to zdecydowanie warto zaopatrzyć się we wszystkie wymienione powyżej profesjonalne artykuły papiernicze, przeznaczone do archiwizacji. Warto także wybierać egzemplarze sygnowane logo najlepszych marek, takich jak Leitz czy Esselte, które wyróżnia wysoka jakość wykonania, a co za tym idzie, także i trwałość.
