Przechowywanie dokumentów i ich właściwa organizacja to jeden z tych tematów, który niekiedy potrafi przyprawić o dreszcze na całym ciele. Jest to jednak zupełnie zrozumiałe. Szczególnie kłopotliwe wydaje się to w małych mieszkaniach, w których ilość szafek i mebli jest zwykle dość mocno ograniczona, Nie oznacza to jednak, że nawet w takich przypadkach nie powinna być ułożona chronologicznie czy zabezpieczona. Jak przechowywać dokumenty, aby nie uległy zniszczeniu i ich znalezienie było jeszcze prostsze? Jak długo przechowywać dokumenty? Odpowiadamy.
O tym, jak długo przechowywać dokumenty
Przechowywanie dokumentów w domu wbrew pozorom może być bardzo prostą i przyjemną czynnością. Kluczowa jest tu jednak właściwa organizacja i odpowiednie rozmieszczenie dokumentacji. Nie bez przyczyny tak wiele osób poszukuje odpowiedzi na pytanie o to, jak długo przechowywać dokumenty. Otóż PIT-Y, różnego rodzaju deklaracje, rachunki, które pozwalają na korzystanie z ulg podatkowych czy wszelkie potwierdzenia elektroniczne należy pozostawić na okres 5 lat - liczone jest to od końca roku, w którym rozliczenie nastąpiło. Z kolei osoby prowadzące dokumentację pracowniczą muszą liczyć się z faktem przechowywania przez 50 lat od momentu, w którym dany pracownik zakończył współpracę z firmą. Nie sposób nie wspomnieć także o świadectwach pracy, dyplomach, dokumentacji medycznej lub wszystkich pismach lub umowach związanych z mieszkaniem, np. akt notarialny czy umowy z dostawcami Internetu. Na to wszystko również musimy znaleźć miejsce w naszych przysłowiowych czterech kątach.
Przechowywanie dokumentów to podstawa
Jak więc powinno wyglądać przechowywanie dokumentów, tak aby pozostały w idealnym stanie? Tutaj z pomocą przyjdą gadżety i akcesoria ułatwiające organizację dokumentów. Prawdopodobnie nikogo nie zaskoczy stwierdzenie, że archiwizacja dokumentów bez teczek, segregatorów czy skoroszytów byłaby wręcz niemożliwa. Jednak, aby ważne pisma przetrwały tak długi czas w dobrej kondycji, warto dokładnie przeanalizować jeszcze kilka innych kwestii. Przechowywanie dokumentów zależy od:
- ilości dokumentacji - za wszelką cenę należy unikać sytuacji, gdzie niektórych dokumentów będzie zupełnie znikoma ilość, a innych zdecydowanie za dużo. W tym przypadku może pojawić się np. problem z domknięciem danej teczki lub sytuacja zupełnie odwrotna - dokumenty będą miały zbyt dużo wolnej przestrzeni i przez to szybciej ulegną zniszczeniu.
- czas przechowywania dokumentu - tutaj należy kierować się następującą zasadą: im dłuższy czas przechowywania, tym materiał wykonania powinien być solidniejszy i trwalszy.
- dokumenty, z których korzystamy częściej, powinny być przechowywane w sposób ułatwiający łatwy dostęp do dokumentacji.
Segregatory - znany i lubiany sposób przechowywania dokumentów
Należy pamiętać jednocześnie o tym, aby unikać wkładania dokumentów do koszulek i pozostawiania ich nietkniętych przez długie lata. Niekiedy może zdarzyć się, że kartka przyklei się do folii, a dokument zostanie doszczętnie zniszczony, Podobnie jest w przypadku łączenia ze sobą kartek za pomocą zszywacza - w pewnym momencie może pojawić się trudna do usunięcia rdza. Jak powinno więc wyglądać przechowywanie dokumentów w domu? Jednym z najpopularniejszych sposobów jest oczywiście zastosowanie segregatorów biurowych. Głównym powodem jest fakt, że z łatwością można w nim poukładać i pogrupować wszystkie kartki i dokumenty. Co więcej, niemal w każdej chwili można po niego sięgnąć i bez trudu znaleźć to, czego potrzebujemy. Posiadasz masę dokumentów? Wymienne etykiety na grzbiecie pozwalają na zamianę opisów zawartości i łatwe odnalezienie segregatora, którego potrzebujemy w danej chwili.
Innym sposobem znacznie ułatwiającym organizację dokumentów są teczki na dokumenty. To doskonała alternatywa dla segregatorów, szczególnie w przypadku, gdy po pogrupowaniu dokumentów, nie jest ich zbyt wiele. Z powodzeniem można po nich pisać, dlatego też odnalezienie właściwej, nie powinno stanowić zbyt dużego problemu. Równie dobrym zamiennikiem mogą być tradycyjne skoroszyty. Tak uporządkowane dokumenty z powodzeniem można umieścić bezpośrednio w szafkach lub w półkach na dokumenty. Wówczas bez większych obaw o zniszczenia mogą pozostać nawet na biurku. Najważniejsza jest tu jednak odpowiednia organizacja i podpisywanie wszystkich zgromadzonych segregatorów czy teczek. Tym prostym sposobem raz na zawsze zapomnisz o panicznym strachu przez zagubioną lub bezpowrotnie utraconą dokumentacją.
Na koniec należy przypomnieć o tym, aby wszelkie przechowywane dokumenty, przed wyrzuceniem do kosza zostały doszczętnie zniszczone. To niezwykle ważne w przypadku dokumentów, na których widnieje imię i nazwisko, pesel czy inne poufne dane.
