Porządek w biurze jest niezbędny do tego, aby praca mogła przebiegać bez większych komplikacji i wpadek, takich jak zagubione dokumenty, pozostawione gdzieś klucze do szafki, przełożone w inne miejsce najpotrzebniejsze artykuły biurowe. Bez wątpienia, w miejscu, gdzie każdego dnia powstaje tak ogromna liczba dokumentów, gdzie na każdym biurku trzymane są duże ilości materiałów biurowych, a w szafkach przechowywane są pudła archiwizacyjne czy segregatory z ważnymi dokumentami, nie ma miejsca na chaos i tak zwany artystyczny nieład. Choć wiele osób twierdzi, że dobrze czuje się w takim małym, własnym bałaganie na biurku, to lepiej takie nawyki pozostawić w domu, a w pracy trzymać się zasady czystego biurka. Jak zatem zadbać o organizację biura i o to, by przestrzeń była nie tylko przyjazna dla użytkowników, ale także ergonomiczna i użyteczna? Podpowiadamy!
Zacznij od segregacji dokumentów
W wielu biurach stosy dokumentów piętrzą się na biurkach, w szafkach, a niekiedy nawet w łatwo dostępnych miejscach. To błąd, który nie tylko powoduje wrażenie chaosu, ale także podwyższa ryzyko zagubienia lub trafienia dokumentów w nieodpowiednie, niepowołane ręce. Warto przed wyposażeniem i organizacji biura zadbać zatem o archiwizację dokumentów. W jednym z poprzednich naszych artykułów blogowych podpowiadaliśmy, jak robić to zgodnie z restrykcyjnymi zasadami. Wszak wiele poufnych dokumentów musi być przechowywanych zgodnie z przyjętą klasyfikacją w archiwizacji dokumentów. Pierwszym krokiem powinna być segregacja dokumentów. Nie każde materiały będą bowiem wymagały archiwizacji. W każdym biurze znajdzie się na pewno wiele starych wydruków, które nie mają wartości i można je zniszczyć. Warto zatem dokładnie przyjrzeć się stosom i zdecydować, które dokumenty trafią do niszczarki, a które do segregatorów i pudeł archiwizacyjnych. Będzie to dość czasochłonne zadanie, jednak warto je przeprowadzić z należyta uwagą. Kiedy segregację dokumentów mamy już za sobą, można przystąpić do archiwizacji dokumentów, które nie są nam potrzebne do tego, by mieć je pod ręką.
Kolejny krok w organizacji biura to archiwizacja dokumentów
Jeśli segregację dokumentów mamy już za sobą, to zapewne już zaczynamy dostrzegać światełko w tunelu i większą, wolną przestrzeń w biurze. Ale to dopiero początek naszej ścieżki ku doskonałej organizacji biura. Kolejnym etapem jest restrykcyjna, zgodna z zasadami archiwizacja dokumentów. Umowy, zgody, materiały poufne powinny trafić do odpowiednich teczek, a te do pudeł archiwizacyjnych. Najpotrzebniejsze dokumenty, do których często zaglądamy warto umieścić w segregatorach i zamknąć w szafkach.
Zaopatrz przestrzeń biurową w ergonomiczne meble
Ergonomia to bardzo ważne pojęcie, jeśli chodzi o pracę. Ergonomiczne stanowisko pracy to przede wszystkim krzesła i biurka dostosowane do indywidualnych potrzeb pracowników biurowych. Tutaj nie ma miejsca na półśrodki. Brak możliwości regulowania wysokości krzesła, zbyt niskie biurko, a także wiele innych czynników wpływają na wygodę i ergonomię pracy oraz na zdrowie. Osoby, które pracują w miejscach, które nie spełniają rygorystycznych zasad ergonomii często cierpią na bóle kręgosłupa i wiele innych dolegliwości, które bez wątpienia mają wpływ nie tylko na samopoczucie, ale także i na samą pracę.
Organizacja biura to także drobne artykuły biurowe
W biurze przydają się naprawdę różnorodne artykuły biurowe. Mając na uwadze odpowiednia organizację biura i zachowanie porządku warto zadbać nie tylko o dostęp do wszelkich materiałów papierniczych, ale także o to, by miały one swoje miejsce. W praktyce oznacza to, że w biurze powinny znaleźć się różnego rodzaju przyborniki na biurko, moduły szufladowe, pojemniki na dokumenty i czasopisma, wizytowniki albumowe czy kartotekowe. Dzięki tym drobnym, acz bardzo potrzebnym artykułom biurowym możliwe jest zachowanie porządku w biurze. Wszystkie materiały biurowe będą wówczas w jednym, strategicznym miejscu.
