W dobie RODO i audytów bezpieczeństwa wiele firm wprowadza politykę czystego biurka, która polega na tym, że na koniec dnia pracy na biurku pracownika nie pozostają żadne dokumenty, szczególnie takie, które zawierają przetwarzane przez przedsiębiorstwo dane osobowe. W związku z tym ogromną wagę zaczęto przywiązywać do odpowiedniego przechowywania i organizacji dokumentów firmowych – biura wyposaża się w narzędzia do uporządkowanego, usystematyzowanego przechowywania dokumentów. Takie narzędzia są od dawna w powszechnym użytku. Znajdziesz je oczywiście w naszym internetowym sklepie papierniczym.
Segregatory na dokumenty
Poza wieloma rozmiarami segregatorów, mieszczących formaty A4 i A5, o różnych szerokościach grzbietów, bogactwo kolorów pozwala nie tylko na przełamanie monotonii biura, ale również klasyfikowanie dokumentów przechowywanych w segregatorach – kolory mogą w czytelny sposób informować o przetrzymywanej w nich zawartości. Podobną funkcję mogą spełniać skoroszyty na dokumenty.
Aby bezpiecznie przechowywać wszelkie akta, konieczne będą koszulki na dokumenty lub zakup dobrej jakości dziurkacza biurowego. W przypadku dużej liczby dokumentów do archiwizowania, warto postawić na dziurkacz z długą rączką.
Archiwizacja dokumentów
Przychodzi taki moment, w którym dokumenty z biura należy przenieść do archiwum. Zwykle dotyczy to dokumentów z zeszłego roku. W takiej sytuacji doskonale sprawdzą się pudła archiwizacyjne. W większości dobrych sklepów papierniczych pudła dostępne są w wersji ekologicznej i wykonane są z papieru pochodzącego z recyklingu. Niektóre rodzaje są wystarczająco duże, aby pomieścić cały segregator. Jeżeli jednak chce się odzyskać segregatory i niepotrzebnie nie kupować kolejnych, można wykorzystać klipsy archiwizacyjne. Pozwoli przetrzymywać wszystkie dokumenty z segregatora bez obawy, że się rozsypią, pogubią lub zniszczą.
Inne akcesoria
Poza segregatorami i pudłami archiwizacyjnymi do utrzymania porządku w dokumentach służą również teczki, koszulki foliowe, ofertówki i pojemniki/tacki na dokumenty (tak zwane kuwety). Pozwolą one utrzymać ład na biurku, a odpowiednio dobrane spełnią też wszelkie wymagania dotyczące ochrony danych osobowych.
