Obsługa korespondencji

Tworzenie, obieg i obsługa korespondencji to podstawowe działania w każdej firmie. Może się wydawać, że w dobie powszechnej cyfryzacji większość korespondencji wysyłana jest poprzez e-mail. Jak się jednak okazuje, nie zawsze. Tradycyjne listy, paczki nadal są odbierane i przesyłane, a te czynności są w szczególności domeną wszystkich pracowników sekretariatów i biur. To właśnie tam pracownicy zajmują się przyjmowaniem, rozdzielaniem i wysyłką wszelkich listów i przesyłek. I to właśnie zwykle tam kierują się pracownicy w poszukiwaniu kopert, opakowań wysyłkowych, nożyczek bądź noży do korespondencji, taśm pakowych, tub kartonowych czy wag. Ale to nie jedynie pracownicy sekretariatów biorą udział w obsłudze korespondencji. Wszak w tym procesie uczestniczy większość, a nawet wszyscy pracownicy, którzy tworzą różnorodne dokumenty przeznaczone do wysyłki zewnętrznej.

Prawidłowy obieg korespondencji reguluje w firmie instrukcja kancelaryjna, tworzona przez kierowników firmy. Integralną część instrukcji stanowią wskazania co do sposobu archiwizacji dokumentów. Nie jest zapewne zaskoczeniem, że wiele pism, dokumentów powinno być przechowywanych w odpowiednich pudełkach archiwizacyjnych przez określony czas. Jeśli mamy zatem do czynienia z obsługą korespondencji warto zaopatrzyć się również w akcesoria do archiwizacji: klipsy, segregatory. Ale to nie wszystko. Bardzo pomocne przy obsłudze korespondencji będą różnorodne akcesoria papiernicze, typu teczki do segregacji i rejestracji korespondencji, teczki do podpisu, podkładki i teczki z klipsem, segregatory i skoroszyty.